Zaplanuj rok wspólnie z zespołem

Lubię ten moment końca i początku roku. Choć to przecież tylko umowny czas w kalendarzu, ma w sobie coś motywującego do wdrażania zmian. Idealnie wpisuje się w hasło "zmień perspektywę i zacznij działać".

Chcąc wesprzeć Cię w dobrym wykorzystaniu tego momentu, szczególnie w kontekście pracy z zespołem - podrzucam pomysły na poprowadzenie skutecznego spotkania. Podpowiadam co można zaproponować zespołowi, żeby rzeczywiście omówić minione sukcesy i porażki i wyciągnąć z nich lekcje. Opisuję jak zadziałać, by zamiast nudnej prezentacji wyświetlanej w tle „śledzikowego” spotkania, wzbudzić w członkach zespołu motywację do realizacji celów.

Alternatywą do nudnych słupków podsumowujących rok i nic nie wnoszących przemówień ciągnących się godzinami – mogą być metody stosowane w coachingu zespołowym. Tym razem, zamiast zwoływać smutny bilans z królującym Excelem, zaproś swój zespół na angażujący warsztat.

Od czego zacząć?

Po pierwsze, jeśli do tej pory nie mieliście takich spotkań – na początek ustalcie wspólne zasady, które sprzyjać będą wspólnej pracy. Zapytaj członków zespołu czego szczególnie potrzebują, by im się dobrze pracowało, by mogli spokojnie omówić minione trudności i kreatywnie poszukać nowych rozwiązań.

Umówcie się np. na otwartość, swobodę wypowiedzi, na wzajemny szacunek, na zaangażowanie wszystkich. Współodpowiedzialność i wzajemne zaufanie, to swoista baza w tej formie pracy. Zadbaj także o „spokojne głowy”, czyli wybierz dobry czas, w którym będziecie mogli skupić się na tu i teraz, a nie na piętrzących się zadaniach, mailach, projektach…

Klucz takich spotkań

Przestrzeń. To klucz do takich spotkań z zespołem. Najważniejsze, żeby stworzyć całemu zespołowi, wszystkim jego członkom, swobodną przestrzeń do dzielenia się refleksjami. Przestrzeń bezpieczną i pojemną, by dobrze poczuł się w niej nie tylko zespołowy ekstrawertyk, ale i skromna, wycofana osoba. Możesz więc nie tylko zachęcać do dyskusji na forum, ale i łączyć uczestników w mniejsze drużyny, w trójki, albo pary.

Na ścianie warto mieć przyczepione, przygotowane wcześniej flipcharty, karty do notowania myśli, kolorowe karteczki, które zależnie od potrzeb mogą służyć do generowania pomysłów, wybierania najlepszego zespołowego celu, do przyglądają się trudnościom. Możesz korzystać z fotografii, z gotowych narzędzi. (Oczywiście z serca polecam Zestaw Warsztatowy – tutaj możesz poznać go bliżej).

Kluczowe tematy

Chcąc dobrze podsumować rok i skutecznie zaplanować kolejny, możesz poddać pracy zespołowej następujące tematy:

Nasz największy sukces minionego roku…
Dzięki czemu osiągnęliśmy ten sukces…
Co w minionym roku nam nie wyszło…
Jakie są powody naszych niepowodzeń…
Czego uczy nas miniony rok…
Gdybyśmy cofnęli czas, co byśmy zmienili w pracy w naszym zespole…
Miniony rok był dla naszego zespołu jak…
Kolejny rok chcemy, by był jak…
Gdybyśmy pisali książkę o naszym zespole, to jaki miałaby tytuł…

Wypełnijcie plakaty treścią, piszcie, rysujcie, korzystajcie z pracy z fotografią, cytatem. Niech każda osoba ma szansę pracować, mówić, pisać. Chcąc ożywić atmosferę i zachęcić do skupienia się – możesz (np. podczas burzy mózgów) mierzyć czas.

Kluczowe wnioski

Poddajcie wspólną pracę wnikliwej analizie. Zobaczcie, co na plakatach się pojawiało najczęściej, co Was zaskoczyło, co jest inspirujące. Wyciągnijcie wnioski. Możesz zadawać zespołowi następujące pytania:

Jakie dostrzegamy nasze mocne strony? Jak możemy je dalej wzmacniać?
Co chcemy zmieniać? O co szczególnie zadbać?
Z jakich zasobów chętnie korzystamy? Jakie zasoby możemy jeszcze uruchomić?
W czym tkwi nasza siła, nasz potencjał?
Co możemy nazwać słabością, obszarem do rozwoju?
Czego chcemy się nauczyć? Kto może nas zainspirować?

Jak zakończyć?

Sednem takiego spotkania są wnioski, które można przełożyć na konkretne działania. Warto mierzyć się z pytaniami:

Co chcemy teraz zrobić? Do kiedy? Jak?

Ważne, by dokonać wspólnego wyboru i podzielić się zadaniami. Pomysł można rozbić na mniejsze elementy, bo nawet największego słonia można zjeść kawałek po kawałku. Kiedy wszyscy mają coś do zrobienia, mogą się potem wzajemnie motywować, zachęcać do działań. Twoją rolą jest też pamiętać o ustaleniach – nie tylko przez pierwszy tydzień nowego roku ;)

Zmień perspektywę
z rocznej
na 12-tygodniową

Ciekawe podejście do planowania zaproponował autor książki „12 tygodniowy rok” Brian P. Morgan.

Autor zaprasza do 12-tygodniowego planowania. Możesz więc, zamiast roztaczać przed zespołem roczne wizje – skoncentrować się właśnie na najbliższych 12 tygodniach.

Dwunstotygodniowy rok bazuje na trzech zasadach, które w ostatecznym rozrachunku decydują o skuteczności działania danej osoby i tym, czy odniesie ona sukces. Te zasady to:
1. Odpowiedzialność.
2. Zobowiązanie.
3. Osiąganie wielkości w obecnej chwili.