Pierwszy kwartał to w wielu organizacjach czas ocen okresowych. Raz po raz, a to na jednym, a to na drugim firmowym korytarzu da się słyszeć: „O nie, znowu ta ocena…”, „O nie, znowu ten sztuczny wymysł działu HR…” „O nie, ciekawe co tym razem usłyszę na swój temat…” Jedno wielkie „O NIE!”.
Co zrobić, żeby ten czas rozmowy w cztery oczy z pracownikiem nie był zmarnowany, sztuczny i stresujący? Co zrobić, żeby mieć poczucie wpływu, ale i wymiany, partnerstwa, wzajemnego szacunku? Co mówić, żeby być wysłuchanym i jak słuchać, żeby usłyszeć? Poniżej znajdziecie garść „menadżerskich dropsów”, czyli sprawdzonych struktur, przydatnych modeli, łatwych technik, dzięki którym nie tylko wyjdziecie bez szwanku z rozmów oceniających, ale i macie szansę pozytywnie zmieniać Waszą korporacyjną rzeczywistość. „Dropsy” do spożycia tuż przed rozmową z pracownikiem. Proste w składzie, łatwe do użycia, przebadane na ludziach:)
Pierwszy modelem, znalezionym na kartach książki „Menedżer coachem” Olgi Rzyckiej jest GOLD, który może być bazą wyznaczającą ramy dla całej rozmowy z pracownikiem. Ułożenie oceny okresowej w takiej kolejności daje nie tylko przestrzeń na wymianę, ale i pozwala poruszyć wszystko to, co najważniejsze – mocne strony, słabe strony, nowe pomysły, wyznaczenie celów, zobowiązanie do zmiany. Być może zadziwicie Waszych pracowników, że oto mają szansę coś powiedzieć, że ciekawi Was ich zdanie, że to nie jednostronny monolog, że tym razem Wam się nie spieszy. Opłaca się to zadziwienie, bo może być pierwszym bezcennym krokiem do budowania zdrowych relacji.
Goal = Cel
Widzieliśmy się na ocenie okresowej rok temu. Co chciałeś osiągnąć od tego spotkania do dziś? Jakie miałeś cele na ten miniony rok? Jakie chciałeś wdrożyć działania?
Outcome = Rezultaty
Jaki jest wynik podjętych przez Ciebie działań? Co się udało? Z czego jesteś dumy? Dzięki czemu odniosłeś sukces? Co się nie udało? Co miało na to wpływ?
Learn = Nauka
Czego się dzięki temu nauczyłeś? Jakie masz wnioski? Co było dla Ciebie najważniejsze?
Differently = Inaczej
Co teraz możesz zrobić inaczej? Czego będziesz robił więcej? Czego będziesz robił mniej? Co zaczniesz? Co skończysz?
Po wysłuchaniu samooceny pracownika – czas na naszą menadżerską perspektywę:
• Mówimy, jakie my postawiliśmy przed pracownikiem cele, a jakie zauważyliśmy rezultaty.
• Jakie mocne strony przyczyniły się do sukcesu pracownika, a nad czym powinien jeszcze pracować.
• Co dla nas było kluczowe w mijającym okresie i jakie z tego wynikają wnioski.
• Na czym nam zależy, co ważne jest też z naszego punktu widzenia, co według nas warto wdrożyć, co odpuścić.
Następnie dajemy przestrzeń na uzgodnienie jednolitych celów, planów, wyzwań, do których będziemy mogli razem odnieść się za rok. Pytamy też pracownika jak my możemy wesprzeć te cele. Podkreślamy naszą gotowość do towarzyszenia pracownikowi w zmianie, w rozwoju, w rozkwicie.
Drugim modelem będącym inspiracją do tego wpisu jest DROPS (O. Rzycka, „Menedżer coachem”), który także stanowi strukturę całej rozmowy z pracownikiem. Szczególnie przydatny, gdy mamy pracownika z trudnościami, problemami, gdy nie chcemy już zamiatać tematów pod dywan, gdy naprawdę zależy nam na wygenerowaniu wspólnych rozwiązań, gdy konieczna jest zmiana. Tutaj też osią jest miejsce na wypowiedź pracownika, która staje się trampoliną do prawdziwej rozmowy, dialogu, kreatywnej komunikacji dwustronnej.
D (Describe the problem) Opisz problem: Co konkretnie powoduje trudność?
R (Reasons behind it) Opisz jego przyczyny: Jak myślisz, jakie są tego przyczyny?
O (Option to solve it) Opcje rozwiązań: Jakie masz opcje do wyboru? Co jeszcze możesz zrobić?
P (Props and cons of each) Za i przeciw każdej opcji: Przyjrzyjmy się przez chwilę argumentom za i przeciw.
S (Select best option) Wybierz najlepszą opcję: Masz jakieś przemyślenia na temat tego, która byłaby najlepsza?
Następnie:
Wspólnie ustalamy plan działania: Co zrobisz najpierw? Co potem?
Wspólnie ustalamy termin realizacji powyższego planu.
Trzecim prostym, łatwym i skutecznym sposobem jest TRZY PO TRZECH, czyli poszukanie odpowiedzi na trzy pytania, po wspólnym z pracownikiem zanurzeniu się w trzech obszarach:
1. Omówienie mocnych stron, sukcesów, pozytywów widocznych w ocenianym okresie.
2. Omówienie słabych stron, porażek, trudności występujących w ocenianym okresie.
3. Wyciagnięcie wniosków i wspólne wyznaczenie celów poprzez odpowiedź na pytania:
- Co jest teraz wyzwaniem? Co chcesz osiągnąć?
- Jak?
- Do kiedy?
Kolejnym ważnym dropsem do połknięcia są rady, jakie w swojej najnowszej publikacji „Coaching narzędziowy” dają Wojciech Hamann i Jerzy Gut:
– w udzielaniu informacji zwrotnej dbaj o równowagę atutów i rezerw,
– odnoś się do ważnych wartości firmy,
– uwzględniaj minimalną proporcję mówienia do słuchania 50/50,
– nazywaj swoje intencje, zwłaszcza przed zadawaniem pytań i w trudnych momentach rozmowy,
– używaj komunikatu „ja” , nie przerywaj rozmówcy, nie mów jednocześnie z nim,
– doceniaj rozmówcę i jego wysiłki (szczególnie jak nigdy do tej pory nie prowadziłeś oceny w takiej otwartej, dialogowej formule),
– podsumuj rozmowę, upewnij się, że zostałeś zrozumiany.
A na koniec – z przymrużeniem oka – świetna pocztówka jaką dostałam gdzieś kiedyś od Dojrzewalni:
I życzę, żeby ocena okresowa nie była jedyną okazją do szczerych i głębokich rozmów.
Życzę TAKIEJ komunikacji na co dzień.
